Človeški Viri

Kako razviti učinkovit dnevni red sestanka

Priprava določa, ali boste dosegli želene rezultate

Ženska, ki uporablja dobro organiziran dnevni red za uspešno vodenje sestanka v pisarni.

•••

Ridofranz/iStock/Getty Images Plus

KazaloRazširiKazalo

Dnevni red sestanka je seznam točk, za katere udeleženci upajo, da jih bodo dosegli na sestanku. Dnevni red je treba razdeliti pred sejo, najmanj 24 ur vnaprej, tako da imajo udeleženci možnost, da se pripravijo na sestanek. Po možnosti naj bi bil dnevni red na voljo nekaj dni pred sejo. Več časa kot imajo vaši kolegi na voljo za pripravo na sestanek, večja je verjetnost, da se bodo udeležili, pripravljeni za učinkovito sodelovanje.

Oblikovanje dnevnega reda sestanka

Prvi korak pri razvoju dnevnega reda je ugotoviti, ali so za pomoč pri načrtovanju sestanka potrebni drugi zaposleni. Nato se odločite, kaj želite doseči z organizacijo sestanka, in ugotovite, kaj je izvedljivo cilje za vaše srečanje . Cilji, ki si jih zastavite, bodo vzpostavili okvir za učinkovit načrt srečanja. Prepričajte se, da v časovnem okviru vašega sestanka niste načrtovali več, kot je razumno dosegljivo.

Kot je dejal Stephen Covey v '7 navadah zelo učinkovitih ljudi', 'Začnite z mislijo na konec.'Vaš namen sestanka bo določil fokus sestanka, dnevni red sestanka in udeležence sestanka.

Nato razmislite, koliko časa pričakujete, da boste potrebovali za vsako točko dnevnega reda. Če naj sestanek traja eno uro in imate pet točk dnevnega reda, vam to daje splošno predstavo o časovnem okviru, s katerim delate. To ne pomeni, da mora biti vsaka točka dnevnega reda natanko 12 minut, vendar pet skupaj očitno ne more v povprečju več časa od tega.

Odločitve, ki jih je treba sprejeti

Ko določite svoj splošni cilj, morate vi ali vaša ekipa sprejeti določene odločitve. Poleg namena ali cilja sestanka v svoj dnevni red vključite tudi:

  • Datum, čas in kraj sestanka
  • Na sestanku so potrebni udeleženci
  • Predmeti za razpravo
  • Čas, ki ga predvidevate, bo skupina potrebovala za razpravo o vsaki točki
  • Predhodno delo za sestanek. To bo vključevalo vsako branje, dokumentacijo , podatke, zapisnik sestanka s predhodnega sestanka ali kakršno koli drugo pripravo, zaradi katere bo vaše dejansko srečanje uspešno. Ustrezne dokumente je treba priložiti obvestilu o sestanku in dnevnemu redu, ko jih razdelite povabljenim udeležencem.

Identifikacija udeležencev

Ko se odločite, da je sestanek potreben za dosego vašega cilja, morate razviti seznam udeležencev. Vsak zaposleni ne more ali ne bi smel sodelovati na vsakem sestanku, vendar bo s povabilom pravih udeležencev povečala vašo verjetnost za uspeh. Določite svoje udeležence tako, da si postavite nekaj vprašanj:

  • Kdo mora biti lastnik rešitve, ki jo razvija skupina?
  • Kdo je lastnik procesa, o katerem razpravlja skupina?
  • Kdo mora poznati informacije, ki jih razširjate?
  • Kdo lahko zagotovi podatke in dejstva za usmerjanje odločanja?
  • Kdo ima izkušnje ali strokovno znanje, ki bi jih lahko delil s skupino?
  • Kdo mora podpirati izvedbo kakršnih koli rešitev ali nalog?
  • Kdo mora zagotoviti dovoljenje ali sredstva za dosego izida sestanka?
  • Kdo bi lahko nasprotoval implementaciji kakršnih koli rešitev ali usmeritev?

Dnevni redi za redne seje

Vsako srečanje ne potrebuje prilagojenega dnevnega reda. Večina zaposlenih ima redno načrtovane sestanke za svoje oddelke ali delovne skupine. Imate tudi ekipe in projekte, v katerih sodelujete.

Tekoči projekt morda ne zahteva na novo oblikovanega dnevnega reda za vsak sestanek, vendar bo vaša ekipa dobro služila, če bo sprejela standardni pristop k vašemu sestanku. Redno načrtovani sestanek zaposlenih je razdeljen na tri segmente, za katere ima vsak standardne točke dnevnega reda:

Informativni predmeti

Napišite vse točke dnevnega reda, ki so informativne za vsako srečanje. Vodja na primer posodablja skupino o rezultatih sestanka višjega vodstva.

Akcijski predmeti

Na dnevni red postavite vse točke, za katere pričakujete, da jih bo skupina želela pregledati na vsakem rednem sestanku. Na primer, uspešnost glede na proračun za časovno obdobje ter opredelitev prihrankov stroškov in nenehnih izboljšav, ki jih skupina načrtuje doseči.

Nadaljnje načrtovanje

Na dnevni red postavite vse točke, ki jih skupina želi načrtovati ali pripraviti vnaprej. Na primer, kratkoročni cilji za naslednji mesec ali potreba po pomoči sodelavcev pri prihajajočih nalogah.

Če pri oblikovanju dnevnega reda sestanka upoštevate te smernice, povečate verjetnost, da bo vaše srečanje bolj produktivno.

Kaj vključiti na dnevni red sestanka

Dnevni red za redno načrtovano srečanje lahko pomaga doseči rezultate, ki jih iščete, tako da vključuje nekaj osnovnih točk:

  • Ogrevanje in lep pozdrav. Razmislite o kratkem lomilec ledu odvisno od tega, kako pogosto se skupina srečuje. Tudi na spletnem srečanju so lahko udeleženci dobro postreže ledolomilec.
  • Preglejte namen sestanka, dnevni red ter pričakovane rezultate in izdelek.
  • Preglejte, popravite (če je potrebno) in potrdite zapisnik predhodne seje.
  • Zagotovite ustrezne informacije o oddelkih in podjetju, ki jih ekipa potrebuje.
  • Pregledajte napredek pri akcijskih točkah, akcijskih načrtih in zavezah. Pregledajte napredek skupine pri doseganju ciljev.
  • Razpravljajte in sprejemajte odločitve o točkah dnevnega reda tega sestanka.
  • Določite naslednje korake.
  • Določite namen, izid in dnevni red naslednjega sestanka.
  • Na koncu sestanka mora zapisovalec pregledati zaveze, ki so jih ljudje sprejeli med sestankom.
  • Ugotovite, ali potrebujete pomoč ljudi, ki niso v skupini, in dodelite udeležencem, da vzpostavijo stik.
  • Določite, kdo zunaj udeležencev sestanka mora vedeti, kaj in se odločite, kako boste dosegli komunikacijo.
  • Zapisnike razdelite v 24 urah po sestanku ali takoj, če jih je zapisovalec vzel elektronsko.

Spodnja črta

Svoja spletna ali osebna srečanja lahko naredite učinkovitejša in bolj verjetno prinesete rezultate, ki jih iščete, ko sestavite podroben dnevni red. Dnevni red je rezultat vašega discipliniranega razmišljanja o rezultatih, ki jih želite doseči. Dnevni red sestanka je zunanja manifestacija vašega načrta in ciljev.

Viri članka

  1. FranklinCovey. ' Navada 2: Začnite z mislijo na konec .' Dostop 20. januarja 2021.