Človeški Viri

Pomen dokumentacije v kadri

Dokumentacija vam bo dobro služila, pravno in etično

Dokumentacijo o uspešnosti zaposlenih morate ustvariti čim bližje incidentu, da bo dokumentacija točna.

••• annebaek / Getty Images

KazaloRazširiKazalo

Dokumentacija je pisna in hranjena evidenca zaposlenega zaposlitev dogodkov. Te evidence so sestavljene iz vladnih in zakonsko predpisanih elementov, dokumentov, ki jih zahteva politika in praksa podjetja, dokumentov, ki jih predlagajo najboljše kadrovske prakse, ter formalnega in neformalnega vodenja evidenc o zaposlitvenih dogodkih.

Dokumentacija o delovni knjižici

Dokumentacija zaposlenega je pisno poročilo o njegovih dejanjih, pogovorih, coaching uspešnosti incidenti, priča kršitvam politike, disciplinski ukrepi, pozitivni prispevki, nagrade in priznanja, preiskave, neizpolnjevanje zahtev in ciljev, ocena uspešnosti , in več.

Pomislite na dokumentacijo o zaposlitvi kot na svojo zgodovino odnosa zaposlenega z vašo organizacijo – za dobro in za slabo.

Ohranjanje teh evidenc omogoča delodajalcu in zaposlenemu, da ohranita pisno zgodovino dogodkov in razprav, ki so se zgodile v zvezi s katerim koli specifičnim dogodkom. Dokumentacija o delovnem razmerju zagotavlja pisno evidenco, ki je morda potrebna za podporo takih dejanj kot delavec promocijo , zaposleni dvig plač , in disciplinski ukrep — vključno odpoved delovnega razmerja .

Dokumentacija o zaposlenih je, kadar je to potrebno, praviloma tako pozitivna kot negativna. Je dejansko, ne obsojajoče. Opisuje dogodke, ko se zgodijo, ne pa na podlagi mnenj in misli opazovalca o dogodku. Dokumentacija opisuje tudi dejanja, ki so bila sprejeta v pomembnih primerih, kot je zagotavljanje uradnega priznanja zaposlenih ali sprejetje disciplinskih ukrepov.

Ne pozabite, da morate ustvariti dokumentacijo čim bližje trenutku, ko se incident zgodi, da bodo zapisi pravočasni, podrobni in točni.

V sodnem postopku je dokumentacija o pretekli uspešnosti zaposlenega pogosto ključnega pomena za izid, ki ga delodajalec doživi zaradi dogodka. Cilj je predstaviti pošteno sliko o uspešnosti zaposlenega, ne da bi se osredotočili zgolj na negativno dogajanje.

Vrste dokumentacije

Politike, postopki, priročnik za zaposlene , in načrti za razvoj uspešnosti so tudi oblike dokumentacije, ki evidentirajo pričakovano vedenje zaposlenih in zahteve delovnega mesta za vzdrževanje urejenega, poštenega delovnega mesta, v katerem zaposleni vedo, kaj se od njih pričakuje.

Evidenca so tudi pisne izjave obdolženca, tožilca in prič o sovražnih dogodkih na delovnem mestu, ki vključujejo neprimerno ravnanje zaposlenih, kot je npr. spolno nadlegovanje ali drugega resnega prestopka.

Ta dokumentacija vključuje tudi stalne evidence, kot je podpisana prošnja za zaposlitev, pisna zaposlitvene reference , gradivo za prijavo, kot so življenjepisi in spremna pisma, ter preverjanja preteklosti. Držano ob strani kartoteka zaposlenih , drugi papirji, kot npr I-9 obrazec (ki potrjuje, da delavec izpolnjuje pogoje za delo v ZDA) se prav tako ohranja, kot tudi zdravstveni kartoni, FMLA zapisi , in tako naprej.

Dokumentacija je lahko tudi neformalna, na primer v zapisu vodje o njegovih pogovorih z zaposlenim v enem letu. Pomembno je, da menedžerji vzdrževati to dokumentacijo za vse svoje poročevalsko osebje. Nobenega zaposlenega ne smemo izpostavljati zaradi uspešnosti za dokumentiranje. To obravnavanje enega zaposlenega drugače kot drugih bi lahko pozneje razlagali kot diskriminacijo.

Dokumentacija je lahko uradna in se hrani pri zaposlenem kadrovsko kartoteko . Od zaposlenih se pričakuje, da podpišejo to dokumentacijo, da potrdijo, da so prejeli kopijo, in da so vsebino v celoti pregledali. Podpis delavca ne pomeni strinjanja z navedbami v dokumentaciji.

Uporaba dokumentacije

Priporočljivo je tudi dokumentiranje kritičnih incidentov, bodisi pozitivnih ali negativnih, tako da imajo vodje evidenco o uspešnosti zaposlenih v določenem časovnem obdobju.

Organizacije lahko uporabljajo dokumentacijo, ki jo hranijo na druge načine. Ti lahko vključujejo postopke, navodila za delo in navodila za računalniško programsko opremo, če naštejemo le nekaj, toda za namene človeških virov so to običajne uporabe dokumentacije. Naslednji razdelek opisuje navodila, kako dokumentirati ustrezno .

Vzorci dokumentacije o izvedbi

Dokumentacija o uspešnosti zaposlenega vam bo omogočila disciplina , končati , ali pošteno promovirati, nagrajevati in prepoznati zaposlenih. Brez dokumentacije je utemeljitev katerega koli od teh dejanj težavna in potencialno tvegana za delodajalca.

Delodajalec se mora izogibati morebitnim obtožbam o diskriminatorno obravnavanje zaposlenih . Vse zakonitosti na stran, dobri delodajalci želijo ustvariti delovno okolje, ki je pravično, dosledno in podpira cilje in karierne načrte zaposlenih.

To okolje podpira vodstvena strokovna dokumentacija o uspešnosti zaposlenih – tako pohvalno vedenje kot dejanja, ki jih je treba popraviti ali izboljšati. Kako jih dokumentirati, smo podrobneje razpravljali prej. Naslednje situacije vam dajejo več primerov ustrezne dokumentacije.

Dokumentiranje zamud in odsotnosti z dela

narobe:

Mark običajno zamuja v službo. Mark pogreša preveč dela.

Prav:

1. april: Mark je poklical bolan in zamudil osem ur dela.

4. april: Mark je prišel v službo ob 10. uri, dve uri zamude od načrtovanega začetka.

6. april: Mark se je dogovoril za pregled pri zdravniku in nato ostal doma, da bi namestil novo peč.

12. april: Mark je poklical bolan in zamudil osem ur dela.

Dokumentiranje uspešnosti

narobe:

Marija je nezanesljiva. Komaj kdaj naredi tisto, kar se je zavezala.

Prav:

2. maj: Mary je obljubila, da bo prvi osnutek predloga izdelka na voljo za pregled na današnjem tedenskem sestanku. Mary ni pripravila osnutka dokumenta, kot je bilo pričakovano. Rekla je, da je bila preveč zaposlena in da se ljudje, katerih pomoč je potrebovala, niso vrnili z njo.

Vodja je odgovoril: Kakšno pomoč ste potrebovali? Informacije? Kdo se vam ni vrnil in kaj ste potrebovali od njih?

Carl in Michael sta morala Mary obvestiti o svojem napredku.

Kaj vas dela tako zaposlenega, da niste imeli časa izpolniti svoje zaveze? Prevzame preveč obveznosti z omejenimi urami, da jih izpolni.

Kaj lahko storim, da vam pomagam?

Kdaj boste dali osnutek dokumenta na voljo v pregled?

V zaključku

Ti vzorci zagotavljajo pregled, kako izgleda učinkovita dokumentacija v primerjavi z dokumentacijo, ki je napisana napačno. Upoštevajte ta nasvet za učinkovito in zakonito dokumentiranje politik, uspešnosti in dogodkov na svojem delovnem mestu.

Upoštevajte, da za predložene informacije, čeprav so verodostojne, ne jamčimo za točnost in zakonitost. Spletno mesto bere svetovno občinstvo in ​ delovna zakonodaja in predpisi se razlikujejo od države do države in države do države. prosim poiskati pravno pomoč , ali pomoč državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih virov, da zagotovite, da so vaša pravna razlaga in odločitve pravilne za vašo lokacijo. Te informacije so za napotke, ideje in pomoč.