Načrtovanje Kariere
Kako vzeti zapisnik sestanka
Vodenje pisne evidence sestanka ali konference na delovnem mestu
KazaloRazširiKazalo
Slika Bailey Mariner The Balance 2019
Zapisniki sestankov so podrobni zapiski, ki služijo kot uradni pisni zapis sestanka ali konference. The odgovorna oseba srečanja običajno prosi enega od udeležencev, da se nagiba k tej nalogi. Nekega dne bi lahko bil ta nekdo ti. Čeprav to ni zelo težko delo, je pomembno vzeti minute. Ker so zapisniki sestankov uradni zapis tega, kar se je zgodilo, je točnost ključnega pomena. Na sestanke boste morali narediti temeljite zapiske, na katere se morajo ljudje po potrebi pozneje sklicevati.
Tukaj je nekaj napotkov, ki vam bodo pomagali, da se s to nalogo spopadete s fino. Ugotovite, kaj morate storiti pred, med in po sestanku, da si zagotovite učinkovite minute.
Pred srečanjem
- Izberite svoje orodje za snemanje. Ali boste šli v staro šolo in uporabljali pisalo in papir ali boste šli v visokotehnološko tehnologijo in uporabljali prenosni računalnik, tablico ali pametni telefon? Posvetujte se s svojim šefom, ali želi, da uporabite določeno metodo.
- Prepričajte se, da je vaše izbrano orodje v delujočem stanju, in imejte varnostno kopijo za vsak primer, če prvotno ne uspe. Če imate na primer prenosni računalnik, imejte pri roki tudi pisalo in papir. Ne želite, da bi bilo treba ustaviti sestanek, medtem ko iščete nekaj za pisanje, če se vaš računalnik zruši.
- Preberite dnevni red seje preden se sestanek začne. Omogočil vam bo, da oblikujete oris za svoje minute. Pustite nekaj prostora pod vsakim predmetom na njem in tam zapišite svoje opombe. S tem si boste nekoliko olajšali delo, če se bo oseba, ki vodi sestanek, držala dnevnega reda.
Med srečanjem
- Prenesite list o prisotnosti in se prepričajte, da se vsi prijavijo. Seznam vseh udeležencev boste morali vključiti v uradni zapisnik sestanka.
- Prepričajte se, da veste, kdo so vsi. Tako boste lahko prepoznali, kdo govori, in pravilno zabeležili te podatke.
- Zabeležite čas, ko se sestanek začne.
- Ne poskušajte zapisati vsakega posameznega komentarja. Prav je, da vključimo samo glavne ideje. Bodite zelo previdni, da ne izpustite predmetov, s katerimi se ne strinjate. Vaše pristranskosti ne bi smele vplivati na vas. Ne pozabite, da je to uradni račun, ne vaše mnenje o tem, kaj se je zgodilo.
- Zapišite vse predloge, kdo jih je podal in morebitne izide glasovanj; ni vam treba napisati, kdo je podprl predlog. Seveda se lahko pravila vaše organizacije razlikujejo, zato jih najprej preverite pri svojem šefu.
- Če se glasovanje o kakršnih koli predlogih ali razpravah preloži na naslednjo sejo, si to zabeležite.
- Zabeležite končni čas sestanka.
Po srečanju
- Čim prej po sestanku vpišite zapisnik, dokler vam je vse še sveže v mislih. Če v zapiskih s sestanka najdete napako ali imate vprašanje, jo lahko hitro razčistite tako, da se pogovorite z drugimi udeleženci.
- Na končnem izvodu zapisnika navedite ime organizacije, naziv odbora, vrsto seje (dnevno, tedensko, mesečno, letno ali posebno) in njen namen.
- Navedite čas, ko se je začelo in končalo.
- Navedite seznam udeležencev in opombo o tem, kdo je vodil sestanek. Vključite svoje ime na seznam udeležencev in v oklepaju za svojim imenom povejte, da ste si vzeli zapisnik. Druga možnost je, da se na koncu dokumenta podpišete tako, da napišete »Ustrezno poslano«, ki ji sledi vaše ime.
- Preden jih oddate, preberite zapisnike. Prosite koga drugega, ki je bil prisoten, naj si jih tudi ogleda. Obvestili vas bodo lahko, če ste kaj pomotoma izpustili.
- Pošljite jih osebi, ki je vodila sestanek, razen če vam ni naročeno, da storite drugače.