Vodenje Projektov

Vloga in namen listine projekta

Oseba, ki bere dokument

••• Sam Edwards/Caiaimage/Getty Images

Listina projekta formalno opisuje projekt v organizaciji. Zajema obseg tega, kar bo projekt dosegel, pa tudi vključene ljudi, mejnike, proračun in možna tveganja. Številne organizacije menijo, da je ta dokument bistveni del načrtovanja projekta – čeprav to ni isto kot načrt projekta, ker se ne spušča v podrobnosti posameznih nalog znotraj projekta.

Učinkovita listina projekta lahko naredi naslednje:

  • Opišite obseg in cilje projekta
  • Zagotovite, da so sponzorji projekta in vse zainteresirane strani usklajene pri projektu
  • Bodite jasna, enotna referenca za vse, ki so vključeni v projekt
  • Pomagajte sponzorjem projekta pridobiti odobritev zainteresiranih strani, ko je vpis še potreben

Listine projekta se lahko razlikujejo glede na vrsto projekta in organizacije, vendar osnovni elementi običajno vključujejo ozadje projekta, deležnike, proračun, tveganja, mejnike,

Ozadje projekta

Prvi del listine projekta bo ponudil osnovne podrobnosti, kot so ime projekta, sponzorji in vodja projekta ter datum priprave dokumenta.

Ta razdelek bo razložil tudi namen projekta. Lahko se sklicujete na poslovni primer ali pogodbo, ki vodi projekt, ali preprosto pojasnite, zakaj je to pomembno za organizacijo. Obravnavati bi moralo, zakaj se je ta projekt začel: Ali rešuje težavo podjetja? Ali obravnava nov trend? Ali podpira splošno strateško usmeritev podjetja?

Zainteresirane strani

To bo orisalo ljudi in oddelke, ki so vključeni v projekt. Ne bo se spuščal v bistvo vsake naloge v projektu, ampak bo namesto tega priznal splošne vloge in vključenost. Na primer, navedete lahko glavne sponzorje projekta, glavne vodje projektov, člane skupine, vse zunanje delavce ali partnerje in stranke, če je primerno. Večji projekti morda ne navajajo vsake vpletene osebe, ampak lahko namesto tega opazijo vodjo oddelka za določen vidik projekta.

Cilji

Tukaj odgovarjate na vprašanje, kako bomo vedeli, kdaj bomo končali? Vključuje, kaj pričakujete od projekta in kako boste vedeli, ali ste prišli tja. Na primer, v projektu za uvedbo sistema za beleženje časa za vse oddelke bi lahko bil cilj: vse ekipe bodo do konca leta uporabljale sistem časovnega lista.

Prav tako si zapišite, kdo bo odgovoren za strinjanje, da ste dosegli ta cilj. Izogne ​​se kakršnim koli težavam na koncu projekta, ko nenadoma nihče ni pripravljen podpisati dela kot dokončanega.

Proračun

Na tej točki morda ne boste imeli vseh podrobnosti o projektnih nalogah, zato ne morete dati popolnega in podrobnega proračun projekta skupaj. Lahko pa zapišete morebitne proračunske omejitve ali visoko raven pričakovanih stroškov.

Tveganja

Vsi projekti imajo tveganja. Ta razdelek listine projekta tvori zgodnjo različico dnevnika tveganj projekta. Dokumentirajte vsa tveganja, za katera veste na tej točki, da bo vodstvena ekipa videla, kaj bi lahko vplivalo na projekt v prihodnje.

Mejniki

Če poznate mejnike na visoki ravni, jih vključite v listino projekta v tem razdelku. Vključiti morate vsaj predvidene datume začetka in konca projekta. Prav tako morate navesti datume odpovedi ali kar koli, kar je navedeno v pogodbah, s katerimi sodelujete. Te mejnike lahko prenesete na svoje Gantogram kasneje, ko pridete sestaviti podrobnejši načrt projekta.

Ravni pooblastil vodje projekta

Če ni jasno in dokumentirano nekje drugje, je vredno vključiti razdelek v listino o tem, kaj lahko vodja projekta naredi, ne da bi dobil nadaljnjo odobritev od nekoga višjega. Na splošno se nanaša na to, katere stopnje tolerance so bile določene v proračunu in časovnih okvirih in bi se izrazil takole: Vodja projekta ima 10-odstotno toleranco glede proračuna in 5-odstotno toleranco glede načrta. Vsako odstopanje nad temi odobrenimi omejitvami mora podpisati sponzor projekta.

Ta razdelek lahko razširite, če želite določiti, kakšna pooblastila ima vodja projekta glede najema in odpuščanja osebja iz projektne skupine.

Potrditev Listine projekta

Zadnji del listine projekta je razdelek o odobritvah. The vodja projekta in sponzor projekta (ali oseba, ki je začela z delom, če še ni imenovan dolgoročni sponzor) mora dokument podpisati in datirati. Danes je to verjetno prek e-pošte, zato shranite kopijo e-poštnega pooblastila v svojih projektnih datotekah, če se boste morali vrniti nanj.