Vodenje Projektov

Preprosti koraki za ustvarjanje proračuna projekta

Podjetnica z markerjem za suho brisanje, ki ustvarja proračun projekta v konferenčni sobi

••• Hero Images / Getty Images

Izkušeni vodje projektov in tisti, ki delajo v velikih podjetjih, bodo imeli programsko opremo in računovodje, ki jim bodo pomagali pri sestavljanju projektnih proračunov. Toda kaj, če ne? Če strmite v prazno preglednico ali e-pošto vašega sponzor projekta prosim, da združite finance za projekt, potem je ta članek za vas.

Ogledali si bomo pet stvari, ki jih morate narediti, da ustvarite osnovni proračun projekta.

Uporabite svoj seznam opravil

Najprej vzemite seznam projektnih nalog. Morda imate tudi strukturo razčlenitve dela, in če jo imate, je najbolje, da jo uporabite. Toda seznam opravil bo deloval, dokler celovito zajema vse, kar morate narediti na projektu.

Če nimate seznama opravil, je čas, da ga ustvarite. Zapišite vse, kar morate narediti, in stvari, ki jih morate zgraditi, izdelati ali dokončati, preden se projekt lahko zaključi. Ni nujno, da je v določenem vrstnem redu, vendar mora vsebovati vse.

Končno v tem koraku, ideje za možgansko nevihto z vašo projektno ekipo, saj je zagotovo nekaj, kar ste pozabili. Veliko glav je boljših kot ena!

Ocenite vsako komponento

Zdaj preglejte svoj seznam in izračunajte ceno vsakega predmeta. Na primer, naloga, ki pravi, da »pripravi sestanke za razpravo o zahtevah«, lahko vključuje iskanje in najem, rezervacijo sejnih sob ali nakup virov, ki jih potrebujete, kot so projektor ali pisala za flip chart. S tem so povezani stroški, zato si zagotovite ponudbe za najem sobe in druge opreme ter si jih zapišite.

To storite za vse na seznamu opravil, tako da boste na koncu dobili ceno za vsak element. Nekatere naloge projekta morda nimajo priložene cene, in to je v redu.

Dodajte ocene skupaj

Nato seštejte vse svoje ocene. To je najlažje narediti, če v preglednici naredite seznam elementov, stroške dodate v naslednji stolpec in nato seštejete stolpec na dnu. Naj vam preglednica izračuna! Postane vaša proračunska preglednica.

Dobro je, da svoje stroške razvrstite tudi v kategorije, da boste zlahka videli, kam gre večina denarja. Uporabite kategorije, kot so »Začetek projekta«, »Infrastruktura« ali »Usposabljanje« – izberite skupine, ki nekaj pomenijo v kontekstu projekta.

Dodajte nepredvidene stroške in davke

Odlično bi bilo, če bi imeli kristalno kroglo in bi lahko te stroške predvideli s 100-odstotno natančnostjo, vendar verjetno niste prepričani v svojo sposobnost! Tu nastopi nepredvidenost. Gre za denarni sklad, ki temelji na tem, kako prepričani ste, da ste dobili prave ocene. Ne nanaša se na nobeno posebno nalogo. To je splošen 'lonec za nujne primere', če ste kaj naredili narobe ali kaj pomotoma izpustili.

Če ne veste, koliko nepredvidenih stroškov dodati, poiščite 10 % skupnega zneska, ki ste ga ustvarili v tretjem koraku. To je neznanstvena ocena, ki jo uporabljajo številni vodje projektov in vam daje malo blažitve v vašem proračunu, če jo potrebujete.

V preglednico s proračunom na dnu dodajte vrstico, ki pravi »Nepredvidenost« in določa odstotek, ki ste ga uporabili.

Ne pozabite dodati morebitnega prometnega davka ali drugih davkov, ki še niso izrecno vključeni v ocene posameznih elementov vrstice.

Seštejte vse in to je vaš končni znesek proračuna.

Pridobite odobritev

Zadnja stvar, ki jo morate storiti, je, da vaš vodja ali sponzor projekta odobri vaš proračun. Pogovorite se z njimi o tem, kako ste ga sestavili in kateri elementi sestavljajo vaš skupni proračun.

To je to! Projektno načrtovanje je bistvena veščina vodenja projektov in ta vodnik vam bo pomagal pri ustvarjanju proračuna projekta.