Upravljanje In Vodenje

Nasveti za upravljanje proračuna za nove menedžerje

Poslovnež, ki dela v pisarni z velikimi staromodnimi proračunskimi knjigami

•••

SuperStock / Getty Images

Ko je zaposleni napredovan v svojega prva vodstvena vloga , verjetno bo to prvič, da bo upravljal proračun oddelka.

Večina novi menedžerji prejmejo malo ali nič formalnega usposabljanja o tem, kako razviti proračunsko napoved, spremljati svoje stroške ali kako narediti prilagoditve sredi leta. Njihov vodja ali finančni oddelek jim pogosto izroči preglednico ali poročilo, od katerih se pričakuje, da bodo vedeli, kako to storiti, ali pa se bodo naučili s poskusi in napakami.

Čeprav so lahko poskusi in napake učinkovit način za učenje nove veščine, bi bilo bolje, če novemu vodji ne bi bilo treba narediti preveč bolečih napak. Tukaj je nekaj nasvetov, če ste pravkar napredovali v vodjo z odgovornostjo za proračun.

Vložite čas za učenje že od samega začetka

Ni boljšega časa za postavljanje neumnih vprašanj kot takrat, ko ste popolnoma novi v nečem in tega še nikoli niste storili. Bolje je, da vprašate in porabite čas vnaprej za učenje, kot pa čakate, da ga nekdo opozori svoje napake . Zahtevajte čas od svojega vodje (ali predhodnika, če lahko), da pregleda osnovno filozofijo, splošne cilje, obliko in vsako postavko vrstice. Če ima vaša organizacija osebo za finance, prosite tudi to osebo, da preživi čas z vami. Večina bo polaskana in pripravljena deliti svoje strokovno znanje.Konec koncev, če vas lahko vnaprej naučijo, kako delati stvari v skladu z njihovimi specifikacijami, boste pozneje zanje imeli manj glavobola.

Udeležite se tečaja Finance in proračun za nefinančne vodje

Preverite pri svojih lokalnih univerzitetnih poslovnih šolah v razdelku Executive Education. Večina poslovnih šol ponuja eno- do tridnevne, nekreditne tečaje. Med ali po tečaju si vzemite čas za pregled letnega poročila vašega podjetja in razumevanje različnih finančnih kazalnikov in poročil.

Upravljajte proračun svojega oddelka, kot da je to vaše lastno podjetje

Ko delamo za velike organizacije, z denarjem podjetja ravnamo, kot da raste na drevesih. Ne, in zdaj je vaša naloga kot vodja, da prevzamete osebno lastništvo nad viri svojega oddelka.

Bodite timski igralec

Če je mogoče, preglejte proračun svojega upravitelja. Čeprav je pomembno, da prevzamete lastništvo svojega proračuna, je vaša enota del večjega subjekta. Prosite svojega vodjo, naj vam pokaže, kje se vaš proračun ujema in podpira širšo sliko ter soodvisnost z vašimi kolegi. Včasih drug oddelek potrebuje denar za cilje, ki so prednostnejši od vaših. Ne čakajte, da vas vprašajo ali da vam to odvzamejo – bodite proaktivni in ponudite pomoč svojemu kolegi vodji. Videli boste kot strateško in sodelovalno .

Ne igrajte neumnih iger

Samo zato, ker to počnejo vsi, še ne pomeni, da ni neumno in slabo za podjetje. Primer tipične neumne igre s proračunom, ki jo igrajo menedžerji, je poraba 'uporabi ali izgubi'. To je, ko se bližate koncu leta in vaš proračun teče pod vašo napovedjo. V prejšnjih letih, ko ste porabili premalo, je bil vaš proračun za naslednje leto določen na podlagi dejanskega stanja za to leto. Torej, da vam proračun ne bi spet zmanjšali, se odpravite po nakupih – kupite stvari, ki jih ne potrebujete, ali pa se založite za vsak primer, če jih boste morda potrebovali.

Spremljajte svoje stroške mesečno in izvajajte proaktivne popravke

Ne predvidevajte, da vam bo nekdo povedal, ko boste presegli proračun. Pravzaprav boste morda morali celo zahtevati mesečna poročila ali slediti sami sebi. Ne čakajte na konec leta, ko bo to za vas in vašega šefa presenečenje. Takrat je prepozno za raziskovanje in popravke. Bodite odgovorni, merite se in proaktivno poročajte svojemu vodji.

Bodite pregledni in vključite svojo ekipo

Delite svoj proračun s svojo ekipo in jih morda celo vključite v nastavitev napovedi. Vključitev vaše ekipe in pomoč pri razumevanju procesa oblikovanja proračuna ustvarja občutek skupnega lastništva in spodbuja vaše zaposlene, da najdejo ustvarjalne načine za upravljanje stroškov.

Bodite strateški

Ne vzemite le lanskih dejstev in dodajte 10 odstotkov napovedi za prihodnje leto. Začnite z razvojem strategije in ciljev, nato določite sredstva, potrebna za dosego teh ciljev. Če potrebujete več kot lani, pripravite poslovni primer, da upravičite svojo zahtevo za dodatno financiranje.

Ne pretiravajte

Čeprav je upravljanje proračuna pomembna vloga za menedžerja, nikoli ne pozabite na najpomembnejše premoženje: svoje ljudi! Poskrbite, da boste porabili vsaj petkrat več časa razvijati svojo ekipo kot brskanje številk.