Vodenje Projektov

10 navad uspešnih vodij projektov

Vodja projekta na stand-up sestanku, ki razpravlja o projektu na beli tabli.

•••

Cecilie_Arcurs / Getty Images

KazaloRazširiKazalo

Zakaj nekateri vodje projektov svoje projekte pripeljejo pravočasno, v okviru proračuna in z zadovoljnimi strankami, drugi pa imajo težave? Oglejmo si deset navad, ki si jih delijo zelo uspešni vodje projektov, da ugotovimo.

Te navade se vedno znova omenjajo v ocenah uspešnosti in v pregledih ob koncu projekta, kjer stranka, ekipa ali sponzor vodji projekta ponuja povratne informacije.

Ni vam treba imeti deset let izkušenj, da bi vsakič dosegli uspeh. Če spremenite svoje navade in izboljšate svoje veščine, lahko drastično povečate možnosti za uspeh vašega projekta in si zagotovite manj stresnega časa v službi.

#1. Uporaba prave ekipe

Najbolj učinkovit in uspešen vodje projektov poznajo sposobnosti svojih članov ekipe. To pomeni, da lahko dodelijo pravo delo pravim ljudem.

Uporaba napačnega vira pri opravilu lahko povzroči, da traja dlje ali je slabo opravljeno. Pomaga poznati prednosti in slabosti posameznikov, ki delajo z vami, tako da jih lahko najbolje razporedite projektnim nalogam.

#2. Upravljanje projektnih vprašanj

Vsi projekti občasno naletijo na težave. Uspešni vodje projektov ne dovolijo, da bi jih to skrbelo. Poznajo postopke za obvladovanje težav in tudi, kako se najbolje soočiti s težavami, ko se pojavijo.

To lahko storite tudi vi. Ko boste vedeli, kako oceniti projektno težavo, boste ugotovili, da upravljanje težav postane lahka navada, ki jo lahko vključite v vašo tedensko rutino. Vsak teden si vzemite nekaj časa za pregledovanje dnevnika težav in kmalu boste ugotovili, da je enostavno ostati na tekočem z obvladovanjem težav.

#3. Spopadanje s spremembami

Projekti so zasnovani tako, da spreminjajo stvari, vendar se takšne spremembe dogajajo drugim ljudem. Težje je upravljati spremembo, ki je neposredno namenjena projektni skupini, porušiti podroben načrt projekta in ustvariti novo delo ter cel kup posodobitev dokumentacije.

Uspešni vodje projektov imajo proces upravljanja sprememb, ki mu sledijo. Če sledite določenim korakom, je lažje spremeniti vsako dejanje v navado, ker je strukturirano in ponavljajoče.

Postopek upravljanja sprememb izgleda takole:

  • Prejmite informacije o spremembi
  • Ocenite spremembo
  • Ugotovite, koliko dela bi bilo za izvedbo spremembe
  • Pripravite priporočilo o tem, ali je vredno nadaljevati

Ko pripravite priporočilo, prosite svojega sponzorja, naj se odloči, ali bi morali vključiti spremembo ali ne. Nekatere majhne spremembe lahko odobrite sami, če so v okviru vaših pristojnosti in ravni pooblastil. Uspešni vodje projektov vedo, da je spopadanje s spremembami del dela in imajo načrt, kako se z njimi spopasti, ko in ko se pojavijo.

#4. Upravljanje stroškov projekta

Zelo verjetno je, da bo vaš projekt povzročil stroške, tudi če sami nimate popolnega nadzora nad denarnicami. Upravljanje finančnih elementov pod vašim nadzorom mora biti navada. Če se tega ne lotevate redno in rutinsko, boste ugotovili, da postane delo tako veliko, da ga je nemogoče dobro opraviti.

Fantastični vodje projektov ostanejo na vrhu stroškov s sistemi arhiviranja, ki delujejo za račune, ponudbe in ocene. Navadite se uporabe programske opreme za načrtovanje proračuna (tudi če je to samo preglednica).

Ne morete upravljati stroškov projekta, dokler nimate načrta, kaj boste porabili. Naučite se ustvariti a proračun projekta tako da lahko začneš.

#5. Team building

Projektna skupina morda ne dela neposredno za vas. Torej, zakaj je team building del navad uspešnih projektnih menedžerjev? To je zato, ker potrebujete, da vaša ekipa učinkovito sodeluje, in potrebujete, da posamezniki, vključeni v projekt, hitro pridejo do točke, ko si zaupajo. To dosežeš z gradnjo ekipe. Pazite na situacije, ko vaša ekipa razpada. Zlasti ustrahovalno vedenje je nesprejemljivo.

#6. Razumevanje procesov

Šesta navada zelo uspešnih vodij projektov je, da razumejo procese, ki obstajajo znotraj njihovega nadzornega področja. To pomeni, da vedo, katere delovne postopke je treba upoštevati. Ne izgubljajo časa, da bi razpravljali o tem, kako napisati poslovni primer, saj vedo, da za to obstaja postopek in lahko sledijo korakom.

Najuspešnejši vodje projektov niso sužnji procesa. Vedo, kdaj je prava stvar slediti postopku. Vedo, kdaj je bolje, da ga nekoliko prilagodijo, da bodo naloge na splošno lažje za vse. Primer tega bi bil odstranitev birokracije iz majhnega projekta tako, da se procesi ustrezno prilagodijo.

#7. Posodabljanje urnika

Urniki projektov ne smejo biti prepuščeni naključju. Najuspešnejši vodje projektov bodo imeli navado redno preverjati točnost svojih urnikov in jih posodabljati.

Obstaja veliko načinov za spremljanje napredka vašega projekta. Najpomembneje je, da to storite. Če se trudite, da bi to navado naredili sami, potem enkrat na teden rezervirajte kratek sestanek v svojem dnevniku s seboj in s svojim urnikom. Vsak teden uporabite isti čas in si vzemite 30 minut, da preverite, kje ste in kje morate biti. Naredite potrebne spremembe, povejte ekipi in nadaljujte s projektom.

Če spremembe urnika vplivajo na končni datum projekta ali na datum dostave za večjo mejniki , nato se pogovorite s svojim sponzorjem. Ne bi smeli spreminjati osnov svojega osnovnega načrta, ne da bi opravili formalni postopek odobritve.

#8. Upravljanje projektnega tveganja

Vedeti, kaj vključiti v svoj register tveganj, je ena stvar, toda redno pregledovanje in ukrepanje glede na izpostavljena tveganja je nekaj drugega. Ni dovolj, da uporabite začetek svojega projekta za prepoznavanje tveganj in nato o njih ne razmišljate znova. Obvladovanje tveganj mora biti del vaših projektnih navad ker brez tega boste ugotovili, da se tveganja spremenijo v težave in vam ustvarijo težave.

To je še eno področje, kjer lahko pomagajo standardni postopki in rezervacija rednega mesta za pregled tveganja. Lahko ga vključite kot del sestankov ekipe. Naj se navadite, da z ekipo pregledate svoja tveganja, zaprete vsa, ki niso več grožnja, in načrtujte ukrepe za tista, ki jih želite ublažiti.

#9. Sledenje časa

Vodje projektov vedo veliko o upravljanje časa projekta , vendar je to običajno v domeni razporejanja in načrtovanja. Govorimo o bolj rednem, vsakodnevnem sledenju časa. Govorimo o urnikih.

Projektne skupine pogosto ne želijo uporabljati urnikov, če tega niso storile prej. Številna programska orodja za vodenje projektov imajo v izdelku lastno sledenje časa. To lahko olajša uvedbo prehoda na sledenje časa kot ekipe.

Ne glede na to, ali spremljate čas svoje ekipe (kar je priporočljivo), je pomembno, da veste, kam gre vaš čas v dnevu. Morali bi si narediti navado, da si beležite, kako preživljate svoj čas. Pomagalo vam bo razumeti, ali porabite čas za najpomembnejše naloge projekta. Morda mislite, da ste, a ste? Časovni listi ali beleženje časa v kakšnem obrazcu bodo pomagali, tudi če je le urni dnevnik v beležnici.

#10. Zagotavljanje poslovnih sprememb

Končno, navada, zaradi katere so vodje projektov najuspešnejši, je njihova sposobnost izenačiti rezultate projekta s poslovnimi rezultati. Če uporabniki ne uporabljajo vašega izdelka ali programska oprema hitro zastara ali stranke niso tako presenečene kot vi, je bil vaš projekt izguba časa.

Najuspešnejše projektne ekipe poskrbijo, da vedo, na kakšne poslovne rezultate si prizadevajo. Gradijo rešitev, ki prinaša to poslovno spremembo na trajnosten način. Kar dostavijo, ko se projekt konča, je stranka v celoti uporabljena in v celoti sprejeta. To je uspeh, ker je bil zgrajen tako, da je uspeh že od začetka.

Razumevanje poslovnih ciljev je ključno merilo za vsakega vodjo projekta, ki želi vplivati ​​na stranke in deležnikov . Če lahko pokažete, da ste prinesli nekaj vrednega, potem je enostavno dokazati vpliv, ki ga imate, in vrednost, ki jo prinašate podjetju.

Navadite se, da svoje zainteresirane strani sprašujete, kakšno poslovno vrednost pričakujejo in kako želijo uporabiti vse, kar jim vaš projekt prinaša. Pogovorite se z njimi o tem, kako definirajo uspeh. To lahko vgradite v ponovljiv postopek na začetku vsakega projekta.